Ενώ η απομακρυσμένη εργασία έχει νόημα για τις επιχειρήσεις, είναι πιο περίπλοκο από το να ενεργοποιήσετε τον υπολογιστή σας, να στείλετε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απομακρυσμένες προσλήψεις και να περιμένετε την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. Πρέπει να λάβετε υπόψη τις βέλτιστες πρακτικές απομακρυσμένης εργασίας και τα βασικά στοιχεία κατά την οικοδόμηση μιας απομακρυσμένης εταιρείας που δεν θα χρειαστεί να αντιμετωπίσετε κατά τη διαχείριση ενός παραδοσιακού γραφείου.
- Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία ασφαλούς πρόσβασης για την απομακρυσμένη εταιρεία σας.
Οι υπάλληλοί σας πρέπει να έχουν πρόσβαση στα βασικά αρχεία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν αποτελεσματικά τις εργασίες τους. Σε μια απομακρυσμένη ρύθμιση, αυτό σημαίνει ασφαλή πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από τους φορητούς υπολογιστές ή τους οικιακούς υπολογιστές τους. Θα χρειαστεί να εφαρμόσετε πολλά εργαλεία λογισμικού για να εκτελέσετε με επιτυχία μια απομακρυσμένη εταιρεία. Να μερικά παραδείγματα:
Λογισμικό τηλεδιάσκεψης.
Θα χρειαστείτε λογισμικό τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή εταιρικών συναντήσεων, τη διεξαγωγή διαδικτυακών σεμιναρίων ή τη διεξαγωγή συνεντεύξεων από απόσταση. Οι καλύτερες υπηρεσίες κλήσεων συνδιάσκεψης επιτρέπουν κλήσεις διάσκεψης ήχου και βίντεο με εργαλεία διαχείρισης εργασιών και άλλες δυνατότητες.
Λογισμικό διαχείρισης έργου.
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων σάς επιτρέπουν να αναθέσετε συγκεκριμένες εργασίες με ημερομηνίες λήξης για μεμονωμένους εργαζόμενους και να δημιουργήσετε χώρους εργασίας ομάδας για την ανάθεση ομαδικών έργων. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας πρέπει να μπορούν να βλέπουν εργασίες σε μια οργανωμένη ρύθμιση.
διαχειριστής κωδικών πρόσβασης.
Η απομακρυσμένη εταιρεία σας θα χρειαστεί έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης που θα κρυπτογραφεί και θα αποθηκεύει τους κωδικούς πρόσβασης στο διαδίκτυο. Εάν χρησιμοποιείτε κοινόχρηστες συνδέσεις στην εταιρεία σας, αυτό το εργαλείο δημιουργεί ασφαλείς κωδικούς πρόσβασης που θα συμπληρώσουν αυτόματα τα πεδία σύνδεσης όταν ένας υπάλληλος χρειάζεται πρόσβαση.
Το ήξερες?
Διάφορα εργαλεία μπορούν να παρακολουθούν την παραγωγικότητα των απομακρυσμένων εργαζομένων σας. Ωστόσο, σύμφωνα με το Εμπορικό Επιμελητήριο των ΗΠΑ, το 77 τοις εκατό των στελεχών με απομακρυσμένους εργαζόμενους λένε ότι η μειωμένη παραγωγικότητα δεν ήταν πραγματικά πρόβλημα.
- Καθορίστε το σχέδιο επικοινωνίας του εξ αποστάσεως εργασίας.
Ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες που θα χάσετε από ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου όταν διαχειρίζεστε απομακρυσμένους υπαλλήλους είναι η ικανότητα να μιλάτε προσωπικά με άλλους εργαζόμενους. Όταν δεν μπορείτε να συζητήσετε θέματα πρόσωπο με πρόσωπο, είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε εφαρμογή.
Δεν είναι βολικό να κάνει κάποιος στο Skype μια απλή ερώτηση και το email μπορεί να μην παράγει γρήγορη απάντηση. Τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων είναι μια εξαιρετική λύση για την επικοινωνία με απομακρυσμένους εργαζόμενους. Αυτά τα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας — συμπεριλαμβανομένων των Slack, Basecamp και Zoom — προσφέρουν έναν απρόσκοπτο τρόπο στην εταιρεία σας να παραμένει οργανωμένη και να επικοινωνεί μεταξύ τους όπου κι αν βρίσκονται στον κόσμο.
- Επιλέξτε τους κατάλληλους απομακρυσμένους εργαζόμενους για την απομακρυσμένη εταιρεία σας.
Για να είναι επιτυχημένη η απομακρυσμένη εταιρεία σας, πρέπει επίσης να προωθήσετε την επιτυχία των απομακρυσμένων εργαζομένων σας. Το πρώτο βήμα είναι η πρόσληψη υπαλλήλων με δεξιότητες που βοηθούν τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να επιτύχουν, συμπεριλαμβανομένων εξαιρετικών δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου, επικοινωνίας και συνεργασίας.
Ως απομακρυσμένη εταιρεία, έχετε μια τεράστια δεξαμενή υποψηφίων. Μπορείτε να προσλάβετε οποιονδήποτε ανεξαρτήτως τοποθεσίας, αλλά πρέπει να είναι κατάλληλος για την επιχείρησή σας.
Οι απομακρυσμένες επιχειρήσεις μπορούν να προσελκύσουν υποψηφίους εργασίας υψηλής ποιότητας από διάφορους διαδικτυακούς ιστότοπους προσλήψεων. Μόλις έχετε μια ομάδα ποιοτικών υποψηφίων, συνεντεύξτε τους χρησιμοποιώντας λογισμικό βιντεοδιάσκεψης και βεβαιωθείτε ότι έχουν κίνητρα για τον εαυτό τους. Το να έχεις κίνητρα για τον εαυτό σου είναι ένα από τα πιο κρίσιμα προσόντα σε έναν απομακρυσμένο υπάλληλο, επειδή δεν μπορείς να τα διαχειρίζεσαι συνεχώς.
Υπόδειξη
Μόλις βρείτε εξαιρετικούς υπαλλήλους, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού σας υποστηρίζει τους απομακρυσμένους εργαζομένους σας κρατώντας τους ενήμερους, παρέχοντάς τους βοήθεια και διασφαλίζοντας ότι διαθέτουν τα απαραίτητα εργαλεία.
- Βρείτε δημιουργικούς τρόπους για να συνδεθείτε με απομακρυσμένους υπαλλήλους.
Η δημιουργία μιας εξαιρετικής εταιρικής κουλτούρας με απομακρυσμένους υπαλλήλους μπορεί να είναι μια πρόκληση χωρίς πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση. Για να μοιραστείτε το όραμα της εταιρείας σας, γράψτε το και δημοσιεύστε το σε μια υπηρεσία συνεργασίας cloud, όπου οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό και να τους υπενθυμίζεται τι τους ενώνει.
Άλλοι τρόποι για να κάνετε την απομακρυσμένη ομάδα σας να αισθάνεται συνδεδεμένη περιλαμβάνουν τη διεξαγωγή δημοσκοπήσεων ή τη διεξαγωγή διασκεδαστικών διαδραστικών προκλήσεων, όπως έναν μη ανταγωνιστικό στόχο φυσικής κατάστασης που μπορούν να παρακολουθήσουν σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο. Εάν έχετε τα μέσα, μαζέψτε τους πάντες μαζί μια φορά το χρόνο για μια υποχώρηση για να επιτρέψετε τη δημιουργία ισχυρών δεσμών μεταξύ της ομάδας σας.
- Θέστε σαφείς στόχους για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους.
Ο καθορισμός σαφών στόχων για κάθε απομακρυσμένο υπάλληλο βοηθά όλους να παραμείνουν σε καλό δρόμο. Καθορίστε τις προσδοκίες σας για κάθε ρόλο, αποφασίστε πότε πρέπει να τηρούνται οι προθεσμίες, γράψτε εβδομαδιαίες λίστες υποχρεώσεων και θέστε στόχους απόδοσης των εργαζομένων.
Η λειτουργία στόχου του Google Analytics είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για την ομάδα σας να ποσοτικοποιεί τους στόχους της και να παρακολουθεί την απόδοση στο διαδίκτυο. Η παρακολούθηση στόχων μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα της εταιρείας και να μειώσει τις πιθανότητες τα μέλη της ομάδας να μείνουν πίσω στην επίτευξη των προσωπικών, σταδιοδρομικών και εταιρικών τους στόχων.
Να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς με τις προσδοκίες και τους στόχους σας και δημοσιεύστε τους όπου η ομάδα σας μπορεί εύκολα να τους έχει πρόσβαση. Αν και είναι βέβαιο ότι θα υπάρξουν κάποιοι λόξυγκας και αναστατώσεις στην πορεία, το να θέσουμε ξεκάθαρες προσδοκίες κρατάμε όλους υπεύθυνους.
- Ξανασκεφτείτε την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο για την απομακρυσμένη εταιρεία σας.
Σε ένα γραφείο, το τμήμα πληροφορικής μπορεί να προστατεύσει τη σύντροφό σας - συστήματα και δεδομένα του y από μια κυβερνοεπίθεση με τείχη προστασίας. Ωστόσο, τα δεδομένα σας μπορεί να είναι ευάλωτα όταν όλοι εργάζονται από το σπίτι (ή την τοπική καφετέρια). Για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα απομακρυσμένης ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, τυποποιήστε τα μέτρα και τις πρακτικές κυβερνοασφάλειας της εταιρείας σας και βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας εγκαθιστούν και χρησιμοποιούν σωστά λογισμικό ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένου του καλύτερου λογισμικού ασφάλειας στο διαδίκτυο και προστασίας από ιούς.
- Δώστε στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας ευελιξία.
Στην ιδανική περίπτωση, η εξ αποστάσεως εργασία θα πρέπει να επιτρέπει στους υπαλλήλους να αποφασίζουν πώς και πότε θα ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους. Ενώ μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να παρακολουθείτε τις ώρες των εργαζομένων και να τους θεωρείτε υπεύθυνους σε αυτήν τη μέτρηση, μια πιο ενδυναμωτική και παραγωγική μέθοδος είναι να τους λογοδοτήσετε για την εκτέλεση ενός συγκεκριμένου όγκου εργασίας καθημερινά ή εβδομαδιαία. - Ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνουν, οι εργαζόμενοι μπορεί να είναι πιο παραγωγικοί κατά τις μη παραδοσιακές ώρες εργασίας, όπως αργά το βράδυ ή νωρίς το πρωί. Μην τιμωρείτε τους αποτελεσματικούς εργαζόμενους που ολοκληρώνουν την εργασία τους νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα, συσσωρεύοντας περισσότερη εργασία. Αυτό θα οδηγήσει σε μη παραγωγικούς και δυσαρεστημένους εργαζόμενους.
- Το ήξερες?
- Εκτός από την ευελιξία, τα οφέλη και τα προνόμια για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους περιλαμβάνουν φορητούς υπολογιστές που χρηματοδοτούνται από την εταιρεία, προγράμματα επαγγελματικής ανάπτυξης και αναγνώριση των επιτευγμάτων.
- Ενδυναμώστε τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας να λαμβάνουν αποφάσεις.
Η έλλειψη αυτονομίας μειώνει το ηθικό και την ευτυχία των εργαζομένων. Όταν οι υπάλληλοι εργάζονται εξ αποστάσεως, δεν είναι τόσο εύκολο να διευθύνεις τα πράγματα από το αφεντικό ή να λαμβάνεις εγκρίσεις. Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας είναι καλά εκπαιδευμένοι και εμπιστευθείτε εγκατεστημένους απομακρυσμένους υπαλλήλους για τη λήψη αποφάσεων που προηγουμένως θα χρειάζονταν τη συμμετοχή ενός διευθυντή. Αυτός ο σεβασμός και η αυτονομία θα συμβάλει στην ευτυχία των εργαζομένων και θα τους βοηθήσει να αισθάνονται πολύτιμα μέλη της ομάδας. - Οφέλη μιας απομακρυσμένης επιχείρησης
- Η εξ αποστάσεως εργασία έχει γίνει μια ρεαλιστική επιλογή για εργοδότες και εργαζόμενους. Τα οφέλη της λειτουργίας μιας εξ αποστάσεως επιχείρησης περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Η εξ αποστάσεως εργασία παρέχει μια ευρύτερη δεξαμενή ταλέντων. Μια απομακρυσμένη επιχείρηση έχει πρόσβαση σε μια απεριόριστη δεξαμενή ταλέντων. Όταν έχετε μια απομακρυσμένη ομάδα, μπορείτε να βρείτε ένα ιδανικό μέλος της ομάδας στην πόλη ή σε όλο τον κόσμο.
- Η απομακρυσμένη εργασία δίνει στους εργαζόμενους ευελιξία. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι έχουν την ευελιξία να εργάζονται με ένα χρονοδιάγραμμα που είναι καλύτερο για αυτούς, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη παραγωγικότητα για την επιχείρησή σας.
- Η εξ αποστάσεως εργασία μειώνει το επιχειρηματικό κόστος. Η μείωση των δαπανών της επιχείρησης είναι ένα από τα καλύτερα οφέλη μιας απομακρυσμένης επιχείρησης. Δεν θα χρειαστεί να επιπλώσετε γραφεία ή να πληρώσετε ενοίκιο και βοηθητικά προγράμματα για μεγαλύτερο χώρο.
- Η εξ αποστάσεως εργασία παράγει πιο ευτυχισμένους υπαλλήλους. Με την εξ αποστάσεως εργασία, θα καλλιεργήσετε πιο ικανοποιημένους και παραγωγικούς υπαλλήλους. Οι εργαζόμενοι είναι πιο ευτυχισμένοι όταν έχουν ευέλικτα χρονοδιαγράμματα και θα εξοικονομήσουν χρήματα, χρόνο και επιδείνωση που σχετίζονται με τη μετακίνηση. Η απομακρυσμένη εργασία τους δίνει επίσης μεγαλύτερη αυτονομία, η οποία συμβάλλει στο ηθικό των εργαζομένων.
- Δημιουργία μιας απομακρυσμένης επιχείρησης που λειτουργεί σαν ρολόι
- Στο παρελθόν, η λειτουργία μιας εταιρείας από το σπίτι φαινόταν αδύνατη, αλλά το αντίθετο ισχύει σήμερα. Οι νέες τεχνολογικές εξελίξεις σάς βοηθούν να δημιουργήσετε μια απομακρυσμένη αυτοκρατορία με μικρότερη επένδυση χωρίς να θυσιάσετε καμία πτυχή της επιχείρησής σας. Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών απομακρυσμένης εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια επιτυχημένη εταιρεία εξ αποστάσεως και να δημιουργήσετε μια επιχείρηση που λειτουργεί σαν ένα καλά λαδωμένο μηχάνημα.