Η διαδικτυακή επικοινωνία είναι μια δεξιότητα όπως κάθε άλλη. Το πρόβλημα είναι ότι χρειάζεται αυτογνωσία και εστίαση για να βελτιωθεί. Σκεφτείτε πόσες ώρες περάσατε στο σχολείο για να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες. Τώρα σκεφτείτε πόσες από αυτές τις ώρες ήταν αφιερωμένες στην ηλεκτρονική επικοινωνία.
Το να είσαι ικανός συγγραφέας βοηθάει, αλλά μερικές φορές η επικοινωνία εννοιών και περισσότερων αποχρώσεων τμημάτων πληροφοριών γίνεται καλύτερα με τη χρήση διαγραμμάτων και άλλων εικαστικών.
Σε αυτήν την ανάρτηση θα μοιραστώ μαζί σας τις 10 κορυφαίες συμβουλές μου για τη βελτίωση της επικοινωνίας σας ως πάροχος υπηρεσιών. Εάν είστε αναλυτής που εργάζεται με ένα ευρύ φάσμα προσωπικοτήτων ή ένας ελεύθερος επαγγελματίας όπως εγώ που συνεργάζεται με πελάτες σε όλο τον κόσμο, αυτή η ανάρτηση θα είναι πολύ χρήσιμη.
Συμβουλή #1 – Κρατήστε το σύντομο
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που είχα με τον τρόπο που επικοινωνούσα στο διαδίκτυο ήταν να γράφω μεγάλα email και μηνύματα. Σκέφτηκα ότι έπρεπε να κοινοποιήσω επιπλέον πληροφορίες για να υποστηρίξω το κύριο μήνυμα και αυτό είχε ως αποτέλεσμα μεγάλα, δύσκολα καταναλωμένα μηνύματα.
Δεν κατάφερα να μπω στη θέση του παραλήπτη και να συνειδητοποιήσω ότι κανείς δεν έχει το χρόνο να διαβάσει παραγράφους κειμένου στα email.
Το μάθημα εδώ είναι να διατηρήσετε το μήνυμά σας σύντομο και επίκαιρο. Ένα καλό email δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο. Ωστόσο, χρειάζεται να επικοινωνήσει το σημείο και να τελειώσει εκεί ή να βοηθήσει να οδηγήσει σε μια ενέργεια παρακολούθησης.
Συμβουλή #2 – Χρησιμοποιήστε μπούμερανγκ
Το Boomerang είναι μακράν το εργαλείο που χρησιμοποιώ περισσότερο στην καθημερινή μου εργασία ως σύμβουλος. Χρησιμοποίησα επίσης το εργαλείο στην προηγούμενη εταιρεία μου και το προτείνω σε οποιονδήποτε είναι βαρύ χρήστη του email.
Με λίγα λόγια, το Boomerang σάς επιτρέπει να “μπούμερανγκ” τα email πίσω στα εισερχόμενά σας σε μια συγκεκριμένη στιγμή στο μέλλον.
Ας υποθέσουμε ότι στέλνω ένα email σε έναν πιθανό πελάτη για να λάβω κάποιες πληροφορίες σχετικά με το έργο που συζητάμε. Εάν στείλω το email και δεν καταγράψω μια εργασία παρακολούθησης σε έναν διαχειριστή εργασιών, διακινδυνεύω την πιθανότητα να πέσει μεταξύ των ρωγμών.
Αντί να δημιουργήσω εργασίες παρακολούθησης, απλώς έβαλα το email σε “boomerang” πίσω στα εισερχόμενά μου σε 2 ημέρες από τώρα. Με αυτόν τον τρόπο, όταν το email επιστρέψει στα εισερχόμενά μου, μπορώ να στείλω ένα επόμενο email.
Το Boomerang είναι επίσης εξαιρετικό για να ωθήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον για να κρατήσει τα εισερχόμενά σας άδεια. Αυτό μπορεί να ακούγεται αστείο, αλλά διανοητικά μου αρέσει να κρατάω τα εισερχόμενά μου άδεια. Μερικές φορές υπάρχουν εργασίες διαχειριστή που δεν είναι υψηλής προτεραιότητας τις οποίες θα προωθήσω σε μια ημερομηνία όπου θα τα αναλάβω όλα σε μία μόνο συνεδρίαση.
Αυτή είναι μια έννοια που ονομάζεται παρτίδα και είναι σημαντικό να γνωρίζετε εάν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
Συμβουλή #3 – Μια εικόνα λέει 1.000 λέξεις
Εάν είστε για μεγάλο χρονικό διάστημα ακόλουθος του ιστολογίου ProjectBI, τότε ξέρετε ότι χρησιμοποιώ συχνά διαγράμματα Lucidchart για να εξηγήσω έννοιες στις αναρτήσεις μου.
Παρακάτω είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα που χρησιμοποίησα στην ανάρτηση υιοθέτησης χαρακτηριστικών μου. Το διάγραμμα δείχνει τη διοχέτευση υιοθέτησης χαρακτηριστικών και πώς θα πρέπει να συγκρίνεται κάθε βήμα με μελλοντικές κοόρτες.
Χρήση κοόρτων με τη διοχέτευση υιοθέτησης χαρακτηριστικών
Υπάρχουν φορές που η χρήση ενός διαγράμματος είναι 100 φορές καλύτερη από τη σύνταξη 3 παραγράφων κειμένου προσπαθώντας να επικοινωνήσει μια έννοια.
Θα εκπλαγείτε πόσο αποτελεσματική μπορεί να είναι η λήψη ενός στιγμιότυπου οθόνης και η επισήμανση ενός τμήματος της εικόνας χρησιμοποιώντας το Paint.
Συμβουλή #4 – Γράψτε λίστες ως ξεχωριστά μηνύματα στο Slack
Το Slack έχει γίνει η πιο δημοφιλής πλατφόρμα επικοινωνίας στον χώρο υψηλής τεχνολογίας και υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να χρησιμοποιείτε το εργαλείο για εσωτερική επικοινωνία στην εταιρεία σας.
Μία από τις μεγαλύτερες συμβουλές που έμαθα στο Slack είναι να γράφω λίστες ερωτήσεων ως ξεχωριστά μηνύματα. Παρακάτω είναι ένα διάγραμμα που έφτιαξα γρήγορα για να δείξω το θέμα.
Γράφοντας κάθε ερώτηση στη δική της γραμμή, θα μπορείτε εύκολα να απαντήσετε για να ξεκινήσετε ένα οργανωμένο νήμα και να διατηρήσετε οργανωμένη την επικοινωνία.
Εάν οι συνάδελφοί σας χρήστες του Slack δεν χρησιμοποιούν ακόμη αυτήν τη μέθοδο, τότε προτείνετε να τη δοκιμάσουν.
Συμβουλή #5 – Ο κανόνας των 2 email
Ένας χρήσιμος κανόνας που έμαθα ενώ εργαζόμουν στην προηγούμενη εταιρεία μου είναι ο κανόνας των 2 email.
Ο κανόνας λέει ότι αν δεν μπορείτε να πετύχετε αυτό που χρειάζεστε μέσα σε 2 email, μεταβείτε σε διαφορετικό κανάλι.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό το νέο κανάλι θα είναι μια συζήτηση ή συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, ειδικά αν εργάζεστε σε γραφείο.
Το email δεν είναι πάντα ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας σε ένα συγκεκριμένο σημείο. Η έξυπνη κίνηση σε αυτές τις περιπτώσεις είναι να μεταβείτε σε διαδικτυακή συνομιλία, σε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο ή ακόμα και σε μια γρήγορη τηλεφωνική κλήση.
Συμβουλή #6 – Να είστε ευέλικτοι
Αυτή η συμβουλή είναι πιο σχετική για τους ελεύθερους επαγγελματίες, αλλά μπορεί να είναι σχετική αν βρεθείτε σε έναν οργανισμό με χαλαρά πρωτόκολλα επικοινωνίας.
Η συμβουλή είναι να είστε ευέλικτοι στον τρόπο που επικοινωνείτε με τους ανθρώπους. Μπορώ να σας πω ότι την τελευταία εβδομάδα είχα επαγγελματικές κλήσεις στο Google Hangouts, το Skype, το Zoom και ακόμη και το Whatsapp. Ο λόγος που επικοινωνώ με τόσα πολλά διαφορετικά εργαλεία είναι επειδή είμαι σύμβουλος επιχειρήσεων και θέλω να περιορίσω όσο το δυνατόν περισσότερες τριβές για τους πελάτες και τους δυνητικούς πελάτες μου.
Ευτυχώς όλα τα δημοφιλή εργαλεία επικοινωνίας λειτουργούν εξαιρετικά σήμερα και η καμπύλη μάθησης είναι επίπεδη ή ανύπαρκτη.
Τώρα αν είστε σε έναν μεγάλο οργανισμό τα πράγματα θα είναι λίγο διαφορετικά. Θέλετε να είστε ευέλικτοι αλλά και να ωθήσετε τους ανθρώπους με τους οποίους επικοινωνείτε που θα πληρώσουν ένα ασφάλιστρο για την παροχή καλύτερων υπηρεσιών.
- Ζητήστε βοήθεια. Η επιχείρησή σας παροχής υπηρεσιών μπορεί να είναι μια μικρή ομάδα ή μπορεί να είστε μόνο εσείς που κάνετε όλη τη δουλειά. Πολλές εφαρμογές μπορούν να σας βοηθήσουν με τις καθημερινές εργασίες. Το λογισμικό προγραμματισμού μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα χρονοδιαγράμματα των μελών της ομάδας σας και να τα ενημερώνετε καθώς αλλάζει. Το Breezeworks μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε την ημέρα σας, να σας βοηθήσει να φτάσετε εγκαίρως στα ραντεβού σας, να καταγράψετε τις λεπτομέρειες της εργασίας σας και να σας πληρώσει. Μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση θα χρειαστεί όλη τη βοήθεια που μπορεί να λάβει.